Redacție
Guvernanța corporativă, deciziile sensibile și reputația au devenit părți integrante în funcționarea unei organizații, iar cultura, etica și responsabilitatea sunt condiții esențiale pentru garantarea stabilității și competitivității sale. De aceea Denisa Simion, Corporate Forensic Expert, și Roman Bradu, managing partner în cadrul Bradu Neagu & Asociații, au vorbit la Prima News, în emisiunea „Legile afacerilor”, despre cum ar trebui să abordeze companiile deciziile dificile și situațiile sensibile când miza este chiar reputația lor.
Guvernanța corporativă – un termen tot mai cunoscut și folosit în ultimul timp, la fel de important și pentru companiile publice și pentru cele private – a cunoscut schimbări de percepție față de acum 10-15 ani, în sensul că firmele se concentrează tot mai mult asupra reputației, care nu mai este un activ abstract, ci operațional, a cărui devalorizare duce la devalorizarea întregului lor patrimoniu, cu toate consecințele ce decurg de aici. „Urmăresc tendințele din România, din Europa și de la nivel global și statisticile spun că 84% dintre oameni se uită mai degrabă la ce fac companiile decât la ce declară. Deoarece este ușor ca ele să transmită mesajul că sunt conforme, dar asta trebuie să se vadă în deciziile pe care le iau”, subliniază Denisa Simion.
Guvernanța corporativă reprezintă, așa cum sintetizează Roman Bradu, un set de reguli, principii, valori și proceduri care trebuie puse în aplicare în administrarea unei organizații și care asigură un echilibru între interesele acționarilor, managementului, angajaților și clienților. „Iar dacă ce se spune este corelat cu ce se face avem simbioza perfectă spre care trebuie să se tindă.”
Incidente apar mai ales în situații de ambiguitate
Experiența Denisei Simion arată că probleme apar de obicei în situații de ambiguitate, pentru că oamenii nu sunt instruiți ce să facă în astfel de cazuri. Deoarece companiile se așteaptă de la ei să fie vigilenți, să raporteze incidente și să își desfășoare activitatea cu responsabilitate, dar nu îi instruiesc în legătură cu ce au de făcut. Deci pentru ei este dificil când se află în zone gri, unde nu știu cum să acționeze. Mai ales când este vorba de domenii bine reglementate și documentate. „De aceea este important să se angajeze experți externi și firme de avocatură care să-i învețe să ia decizii responsabile și să fie siguri pe ei când sunt ambiguități. Probleme de neconformitate apar când procedurile nu reglementează clar situația reală, când scenariul din viața de zi cu zi nu corespunde cu ce există în proceduri. Atunci angajații se tem să pună întrebări pentru a nu fi percepuți ca nepregătiți și de aceea apar greșeli. Nu este nicio problemă că apar, doar că lucrurile sunt mai dificil de gestionat după. De aceea companiile trebuie să înțeleagă nevoia de training, de schimbare a mentalităților și de aliniere a tuturor angajaților la același mod de gândire și de lucru.”
Directiva UE 2019/1937 (Directiva UE Whistleblowing) a fost implementată în România în 2021 și extinsă în 2022, deci toate companiile publice și private trebuie să se supună regulilor privind avertizarea de integritate și să creeze o cultură relaxantă, în care angajații să poată formula întrebări fără a se teme de represalii.
Practic, alinierea companiilor din România la reglementarea comunitară se face lent, constată Denisa Simion, dar multinaționalele au deja o tradiție și o cultură în acest sens, deci și reguli stricte. Iar firmele românești tind să se conformeze și ele tot mai bine.
65% dintre neconformitățile mici sunt cauzate de interpretările diferite
Un aspect important când ne referim la aceste reguli este că, așa cum arată statisticile OECD, 65% dintre micile neconformități apar nu din necunoaștere, ci din faptul că angajații interpretează fiecare diferit procedurile dintr-o companie și deci le aplică diferit. Și nu își dau seama neapărat că greșesc tocmai pentru că nu îi învață nimeni cum să gestioneze ambiguitățile. „Nu este nimic greșit să interpreteze diferit”, subliniază Denisa Simion, „dar ce nu văd în practică este ca angajații să pună întrebări când nu știu ceva sau să se adreseze unor experți externi sau avocați în situații de ambiguitate. În cazurile în care nu știu clar ce au de făcut e bine să fie instruiți cum să acționeze, să participe la training-uri unde se fac simulări referitoare la zonele gri, cu scenarii reale, care le oferă posibilitatea de a exersa și de a-și pregăti reflexele pentru a acționa corect, și astfel activitățile neconforme se reduc considerabil. Altfel, când sunt în situații noi, oamenii tind să intre în panică, să se retragă, să creadă că nu sunt pregătiți suficient.”
Instruirea angajaților este vitală și în prevenirea unor situații grave, deoarece pe ea se sprijină cultura organizațională, imaginea companiei, reputația și tot ce ține de succesul ei. Și ea trebuie să se facă pentru tot personalul și să includă atât aspecte esențiale care țin de conformitate, cât și o tematică diferită în funcție de nivelul și responsabilitățile fiecăruia. „Astfel încât toți să simtă că fac parte dintr-o companie care tratează cu maximă responsabilitate etica, integritatea, cultura și evitarea activităților neconforme.”
În ceea ce privește rolul managementului, acesta este esențial, explică Roman Bradu, și prin prisma răspunderii pe care o are în cazul în care un incident sau o investigație ajunge în afara companiei, la auditori sau la autorități, și se pun diverse întrebări: Ce a făcut organizația pentru a preîntâmpina situația? Cum au fost instruiți angajații? Ce măsuri s-au luat pentru ca incidentul să nu se repete?
Instruirea este vitală și pentru că protejează managementul companiei în cazul în care procedurile nu sunt implementate sau nu se urmărește efectiv aplicarea lor.
Avocatul Roman Bradu a arătat că situații sensibile pot părea și din necunoaștere, nu numai din interpretare greșită, „și acesta este rolul nostru, să instruim middle managementul și angajații și să le explicăm cum trebuie înțelese și aplicate regulile”.
Ce poate face un avocat în astfel de cazuri este ca, pe baza experienței – iar Bradu Neagu și Asociații are sute de astfel de cazuri – să explice care este calea de la o regulă la aplicarea ei.
O situație posibilă este aceea în care un angajat nu raportează un incident pentru că nu i se pare relevant sau nu știe să facă diferența între o situație normală și una neobișnuită/ambiguă. Dar și aceasta poate fi prevenită dacă există sprijin emoțional și psihologic astfel încât el să știe că poate vorbi despre ce s-a întâmplat fără a fi etichetat în diverse moduri sau fără a suporta consecințele. Și dacă se schimbă, prin training, cultura organizațională, astfel încât personalitățile diferite ale oamenilor și înțelegerile lor diferite despre același lucru să se armonizeze.
În unele firme, atrage atenția Denisa Simion, codul etic se trimite pe e-mail sau pregătirea cu privire la conformitate durează doar 20-30 de minute/an, ceea ce nu este suficient: oamenii pot învăța doar de la experți eterni care se confruntă în viața de zi cu zi cu o multitudine de situații ce pot fi prezentate în training.
„Toleranță zero” nu înseamnă să nu apară greșeli, ci să fie tratate responsabil
În ceea ce privește fraudele sau activitățile neconforme se vorbește mult despre „toleranță zero”, dar Denisa Simion explică faptul că acesta este un concept pe cât de folosit, pe atât de greșit înțeles. „Fraudele și activitățile neconforme nu pot fi prevenite 100%, deci nu trebuie să înțelegem prin acest termen că nu este voie să se greșească deloc, ci că în cultura organizațională greșelile sunt omenești și se corectează, iar oamenii trebuie instruiți unde sunt limitele, ce au de făcut, cum să muncească responsabil. Și astfel se vor reduce neconformitățile.”
Cu alte cuvinte, așa cum a subliniat Roman Bradu, „nu lipsa incidentelor înseamnă toleranță zero, ci ca organizația să reacționeze responsabil la acel incident”.
Pentru a se ajunge aici trebuie să fie implementate proceduri și toți angajații să le înțeleagă bine și să fie pregătiți pentru scenarii sensibile sau lucruri care nu sunt neapărat reglementate ori prevăzute în procedurile interne. Și să știe că pot raporta orice și că firma îi susține și tratează cu responsabilitate orice problemă ce-i poate afecta reputația.
În ultimul timp, așa cum constată avocatul, astfel de instruiri nu au mai fost făcute ca în trecut, doar pentru că trebuie, ci pentru că organizațiile s-au maturizat și au văzut beneficiile reale asupra reputației lor.
Iar atunci când instruirea se face și cu participarea unui avocat organizația are avantajul fluxului informațional, al confidențialității informațiilor și al imparțialității în investigarea incidentului.
În situații de criză trebuie să se acționeze în primele 24-72 de ore și să existe sprijin extern!
În cazul unui incident grav timpul este esențial, afirmă Roman Bradu, câtă vreme o reacție întârziată poate pune compania într-un fel de defensivă, realitatea tinde să fie distorsionată prin apariția unor versiuni alternative, persoane care inițial ar fi vrut să se implice și să furnizeze date relevante se retrag și astfel se ajunge în imposibilitatea de a lua decizii corecte.
De aceea în situații de criză trebuie să se acționeze în 24-72 de ore, recomandă Denisa Simion.
În plus, este nevoie de sprijin din partea unor experți externi: un avocat care să analizeze consecințele juridice ale faptelor săvârșite sau ale activităților neconforme și un expert Corporate Forensic care să strângă probe, să verifice faptele și să determine unde a existat o eventuală fisură și dacă au existat proceduri care nu a fost respectate.
(Denisa Simion a explicat că un manager de servicii Corporate Forensics este o persoană care are expertiză în investigații corporate, conformitate și gestionarea situațiilor de risc și care, atunci când o companie se află într-o situație sensibilă, când există o neconformitate sau o situație de fraudă, lucrează în strânsă legătură cu firme de avocatură, pentru a acoperi și partea juridică a situației, nu numai pe cea de documentare.)