Redacție
Doppelgänger sau Dublură este cuvântul cheie care definește menirea asistenților Office Sky, aceea de a prelua diverse sarcini oferind unei companii sau unei persoane timp, sarcini pe care să le ducă la îndeplinire cu atenție sporită și profesionalism. Compania își propune să crească treptat baza de asistente și asistenți cu care colaborează, astfel încât Office Sky să devină o platformă în care nevoia să fie conectată automat cu soluția.
Sunteți prima persoană care a adus un conceput cu totul nou în România, ce înseamnă de fapt proiectul Office Sky?
Foarte concret spus, oferim servicii de personal assistant, executive sau office assistant. Office Sky înseamnă dublura ta virtuală sau chiar o completare a ta. Atunci când sarcinile zilnice te copleșesc și nu mai faci față, asistentele noastre intervin ca să preia din volumul de muncă, desigur, task-uri ce pot fi delegate. Este ca și cum ai avea o zi de muncă de 16-20 de ore. În același timp, asistenta Office Sky te poate completa cu abilitățile sale. De exemplu, poate compune o comunicare în limba poloneză, pentru că dorești să te adresezi partenerilor externi în limba lor maternă. Pe scurt, poate gestiona task-uri zilnice sau repetitive care îți consumă foarte mult sau care pur și simplu nu îți fac plăcere.
Cum ați ajuns la concluzia că un astfel de segment de business poate funcționa pe piața din România?
Cred că a fost o serie de observații din viața cotidiană profesională care m-au făcut să cred că este un moment potrivit pentru introducerea acestui tip de servicii externalizate pe piața din România. În primul rând, pandemia a produs schimbări majore în abordarea procesului de muncă. Dacă la un moment dat companiile au fost obligate să organizeze work from home pentru toți angajații, această metodă s-a păstrat, și este și astăzi aplicată de multe dintre ele. Chiar și candidații la un loc de muncă întreabă mereu la interviuri în ce măsură pot munci de acasă. Mergând în sediile diferitelor societăți și corporații pentru întâlniri profesionale, am observat că biroul care era cândva ocupat de o asistentă, fie ea executivă sau de birou, este gol. Provocările pandemiei au forțat companiile să facă restructurări, din păcate, iar una dintre primele poziții la care s-a renunțat a fost cea de asistent. Pe nedrept, aș spune eu, întrucât valoarea adăugată a unui asistent nu este de neglijat. De înțeles însă, dacă ne gândim cât era de greu de conceput necesitatea unui asistent când toată lumea muncea de acasă. Odată cu revenirea la birou, companiile și-au păstrat structura recent creată, iar sarcinile pe care în mod normal le prelua asistenta au fost distribuite angajaților existenți. Așadar, în primul rând a fost observația personală că biroul asistentei a rămas neocupat. Mergând mai departe, biroul asistentei este inexistent pentru business-urile noi. Start-up-urile nici nu-și pun problema unui buget pentru o asistentă, iar asta se propagă în timp, chiar și atunci când start-up-urile devin business-uri tinere. Aici este segmentul nostru cheie: antreprenorii pentru care a sosit momentul să se concentreze pe dezvoltarea afacerii, lăsând sarcinile zilnice, mari consumatoare de timp, în grija unui asistent. În al treilea rând, am constatat existența acestor servicii de personal assistant în Statele Unite ale Americii. Documentându-mă pe acest subiect, am descoperit că nu există acest serviciu pe piața din România, nici chiar pe cea europeană. Nu așa cum îl oferim noi, având asistente și asistenți care sunt persoane reale, și nu roboți.
„Segmentul nostru cheie: antreprenorii pentru care a sosit momentul
să se concentreze
pe dezvoltarea afacerii, lăsând sarcinile zilnice, mari consumatoare de timp, în grija unui asistent”
Care sunt avantajele prin care clienții Office Sky își pot schimba percepția despre modalitatea de lucru?
Primul avantaj și cel mai palpabil este eficientizarea costurilor. Colaborarea cu Office Sky pe partea de servicii de asistență executivă sau de birou îți permite să plătești doar când și cât folosești. Angajarea in-house înseamnă un salariu lunar pe care îl plătești, indiferent cât de mare este volumul de muncă. Plus taxe și costurile asociate (chirie, utilități, proces de recrutare, instrumente și sisteme etc). Un alt avantaj se referă la cumulul de abilități și competențe. Office Sky poate aloca una sau mai multe asistente, astfel încât toate sarcinile trasate de client să fie duse la bun sfârșit repede, profesionist și la un nivel de calitate superior. Poate că ai nevoie de competențe lingvistice și organizatorice, sau cunoștințe de limbaj juridic și eficiență în research pe internet. Nu este ușor să găsești abilități din categorii foarte diferite într-un singur om. Avantajul Office Sky este că are acces la o plajă extinsă de competențe, prin asistentele sale. Nu în ultimul rând, activitatea asistenților Office Sky nu este afectată de vacanțe sau concedii medicale. Atunci când asistenta care în mod uzual lucrează pentru tine este indisponibilă, intervine automat o altă asistentă care preia volumul de muncă fără întreruperi.
Raportat la piața externă, în ce etapă a accesării surselor digitale ne aflăm în acest moment, ca și români?
Cred că suntem fruntași. Însă există și o diferență importantă între consumatorul urban și cel rural. Dacă privim puțin în Europa de Vest, observăm pătrunderea tehnologiei indiferent de mediu. În România, pentru că zona rurală a rămas preponderent populată de persoane de vârsta a treia, tinerii alegând viața la oraș, utilizarea tehnologiei noi este la un stadiu de bază. La modul general vorbind, putem spune nu doar că suntem o națiune care folosește sursele digitale în viața de zi cu zi, ci participă activ inclusiv la crearea de noi soluții și aplicații digitale care ulterior sunt folosite la nivel global.
Ați întâlnit și situații dificile pe parcursul implementării?
Nu cred că aș putea identifica situații mai puțin comune. Până la urmă, noi am lansat un program de servicii externalizate, servicii care existau și până acum, dar organizate într-un alt fel de cadru. Mi s-a părut, însă, de fiecare dată, încurajator faptul că piața nu a respins ideea noastră și a observat cu ușurință și rapiditate avantajele clare pe care o colaborare cu Office Sky le oferă.
Ce rată de succes a avut Office Sky în decursul anului 2022, anul în care a fost și inaugurat?
Cu bucurie am constatat o încredere mare a clienților în capacitatea Office Sky de a livra ceea ce promite. Aceasta îmi arată că rolul unei asistente executive sau de birou este bine cunoscut în piața de business din România, că nevoia de a avea o asistentă nu este negată. Ce ne-am propus noi este să explicăm potențialilor clienți avantajele colaborării cu o asistentă, celor care încă mai cred că un astfel de ajutor este un lux de care nu ai nevoie dacă nu ești CEO într-o multinațională.
Modificările sociale produse de perioada pandemică au avut un impact în dezvoltarea acestui proiect?
Da, răspunsul este un da ferm. Pe noi modificările generate de pandemie ne-au ajutat. Atât în ce privește recrutarea de talente, unde flexibilitatea programului și opțiunea de a lucra de acasă ne-a poziționat sus în preferințele candidaților, cât și în ce privește deschiderea potențialilor clienți. În plus, plaja de posibili clienți s-a lărgit, ca urmare a efectelor pandemiei. Am înțeles repede că anumite schimbări produse de pandemie sunt aici ca să rămână. Iar Office Sky este un mic participant la redesenarea realității de după carantină.
„Ne-am propus să creștem treptat baza de asistente și asistenți care colaborează cu noi, astfel încât Office Sky să devină o platformă în care nevoia să fie conectată automat cu soluția”
De acest proiect se pot bucura nu doar companiile, ci și persoanele private. Cum poate fi accesat?
Procedura nu este diferită de cea pentru companii, ceea ce diferă este profilul solicitărilor. Persoanele private au nevoie de asistență în activități care nu țin de job-ul lor, de cele mai multe ori. Ne putem ocupa de organizarea vacanțelor, de research pe Internet, de sugestii și achiziții de cadouri, de idei pentru petrecerea timpului liber, idei de recompensare a partenerilor influenceri-lor, de exemplu, și așa mai departe. Acum lucrăm la deschiderea aplicației Office Sky către publicul larg, în sensul în care nu va mai fi nevoie de un contract cu noi pentru a avea acces la aplicație. Oricine o va putea descărca din Google Play sau App Store, ca și acum, își va face singur un cont și va folosi serviciile asistentelor și asistenților noștri direct din aplicație. Cam cum funcționează aplicațiile de ride-sharing : clientul face solicitarea de deplasare din punctul A în punctul B, iar un șofer disponibil și doritor va prelua comanda. La fel va fi și la noi : clientul transmite solicitarea, iar echipa noastră din back-office o va aloca asistentei cu competențele potrivite. Plata se va face fie per solicitare, fie pe bază de abonament lunar.
Contextul digital este un “teren fertil” dezvoltării Office Sky. Care este strategia pe care ați creionat-o deja și umează să o implementați în următorii ani?
Ne-am propus să creștem treptat baza de asistente și asistenți care colaborează cu noi, astfel încât Office Sky să devină o platformă în care nevoia să fie conectată automat cu soluția. Specializările asistenților vor fi dintre cele mai diverse, chiar și nișate, pentru ca nicio sarcină trasată de un client să nu rămână nerezolvată. Noi vom așeza logica în spatele sistemului și procese automate vor face alocarea asistentului potrivit. Încă suntem în faza creării bazei de date, după care va trebui să identificăm și sursele de finanțare, întrucât această dezvoltare presupune o investiție consistentă.
„Ne putem ocupa de organizarea vacanțelor, de research pe Internet, de sugestii și achiziții de cadouri și multe altele”
